INTEGRITETSPOLICY

Workwide AB

Org.nr: 556959-2404

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Sverige

 

Detta dokument beskriver hur Workwide AB samlar in, behandlar och skyddar personuppgifter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).

 

1. Vem är personuppgiftsansvarig?

Inom Workwide-koncernen är personuppgiftsansvarig Workwide AB, org.nr: 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Sverige (“Workwide” eller “vi” eller derivat därav). Vi tillhandahåller jobbplattformar för arbetssökande där arbetsgivare publicerar jobbannonser från hela världen (“Tjänsterna”). Detta dokument utgör vår policy för insamling och behandling av personuppgifter.

 

Enligt allmänna dataskyddsförordningen 2016/679 (GDPR) är vi utsedda som personuppgiftsansvarig för de personuppgifter för vilka vi bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen. Med personuppgifter avser vi all information som direkt eller indirekt är kopplad till en levande fysisk person, till exempel namn och adress, men även geografisk position eller IP-adresser.

 

Vi samarbetar med betrodda tredje parter för att samla in uppgifter. Vi kan även, ibland, dela information med dessa tredje parter, såsom din e-postadress eller ditt telefonnummer. Dessa tredje parter kan koppla dina uppgifter till annan information de samlar in för att skapa personliga målgrupper eller leverera riktad annonsering. För information om hur dessa tredje parter behandlar dina uppgifter, se: Hur Google använder information

 

2. Vilka personuppgifter behandlas?

Vi behandlar dina kontaktuppgifter såsom ditt namn, din e-postadress och ditt telefonnummer. Denna personliga information samlas in via kontaktformuläret för arbetsgivare eller ansökningsformulären för arbetssökande.

 

Vi behandlar även innehållet i CV:n och personliga brev som du laddar upp på vår webbplats eller skickar till oss, samt all information som lämnas i samband med din användning av Tjänsterna, såsom professionella intressen och branschintressen.

 

Vi behandlar även administrativa personuppgifter som samlas in automatiskt, såsom din IP-adress, identifieringsnummer, platsdata och cookies. De cookies som behandlas varierar beroende på vilka typer av plattformar du använder. Cookiepolicyn finns tillgänglig för varje plattform här.

 

Observera att vi kanske inte kan tillhandahålla dig Tjänsterna i sin helhet om du inte lämnar oss de personuppgifter som nämns ovan.

 

2a. Inspelning och analys av intervjuer

Workwide AB kan spela in rekryteringsintervjuer (inklusive telefon- och videosamtal) och behandla dem med AI-baserade analys- och transkriptionsverktyg för att bedöma kandidater, förbättra rekryteringsprocessen och utbilda vårt team.

 

Inspelningar lagras säkert och är endast tillgängliga för behörig personal. Den rättsliga grunden för denna behandling är samtycke, som inhämtas innan inspelning påbörjas.

 

Innan en inspelad intervju påbörjas informeras kandidaterna och ombeds ge sitt uttryckliga samtycke. Kandidater kan när som helst återkalla sitt samtycke genom att kontakta [email protected]. I sådana fall raderas inspelningen, såvida inte lagen kräver att den behålls.

 

3. Varför behandlar vi personuppgifter?

Vi behandlar de personuppgifter som nämns ovan i enlighet med rättsliga bestämmelser och av följande skäl:

 

Kontaktuppgifter används för att skicka vårt nyhetsbrev och jobberbjudanden, efter att du har accepterat att ta emot information som kan vara av intresse för dig.

 

Behandlingen och utlämnandet av kontaktuppgifter, CV:n och personliga brev som skickas till arbetsgivare är kärnan i vår verksamhet, och allt detta behandlas så att du kan använda våra Tjänster i enlighet med Användarvillkoren. Av rättsliga skäl är denna process slutförd när du ger ditt samtycke. Informationen i ditt CV kan innehålla känsliga personuppgifter, som endast behandlas efter att ha inhämtat ditt samtycke enligt lagstiftningen. Detta samtycke inhämtas när du skickar in dina personuppgifter till oss.

 

Vi utför administrativa systemuppgifter för att säkerställa den tekniska funktionaliteten hos våra Tjänster. Vårt syfte är även att förhindra bedräglig användning av Tjänsterna vad gäller de allmänna villkoren, i enlighet med det regulatoriska och rättsliga ramverket. Vi behandlar även denna information legitimt för att förhindra att våra Tjänster komprometteras och för att skydda alla användare och oss själva. Det administrativa datasystemet används även för statistik och analys för att utveckla våra Tjänster i enlighet med tillämplig lagstiftning. Intresset för dessa uppgifter ligger uteslutande i deras statistiska användbarhet och syftar inte till att identifiera individer.

 

För behandlingsaktiviteter som utförs i enlighet med vårt berättigade intresse har vi beaktat balansen mellan vikten av dina egna intressen och betydelsen av behandlingen av dina personuppgifter för dina intressen och din rätt till integritet. Vi har kommit fram till att våra berättigade intressen inte kan ha företräde över dina integritetsrrättigheter på ett sätt som skulle förhindra behandlingen av personuppgifter.

 

4. Med vem delar vi personuppgifter?

Kontaktuppgifter, CV:n och personliga brev delas endast med partnerföretag som är involverade i jobbannonsen eller önskar erbjuda jobbmöjligheter. Vi delar endast personuppgifter med arbetsgivare som är av intresse för kandidaten. Vi har avtal med alla våra partnerföretag och tillämpar därför effektiva säkerhetsåtgärder vid överföring av uppgifter baserade på den modell som utvecklats av Europeiska kommissionen. Vi övervakar kontinuerligt att personuppgifter behandlas säkert med respekt för våra egna regler, oavsett om det sker inom eller utanför EU.

 

Vissa av våra IT-tjänster och digitala leverantörer kan behandla uppgifter utanför EU/EES och vi kan tillämpa nödvändiga säkerhetsåtgärder för överföring av uppgifter till dessa mottagare baserade på de avtalsmodeller som utvecklats av Europeiska kommissionen. Du kan få mer information om dessa överföringar genom att kontakta oss.

 

Observera att när du besöker vår webbplats kan andra webbplatser uppsöka dig och deras insamling av personuppgifter ligger utanför vår kontroll. Dessa webbplatsers integritetspolicyer kommer att reglera behandlingen av information som inhämtas från dig.

 

5. Hur länge sparas personuppgifter?

En version av din ansökan sparas i Workwide Groups krypterade databas för att säkerställa att en kopia av din inlämning till arbetsgivare bevaras. Vi sparar personuppgifter endast så länge som är nödvändigt för användningen av Tjänsterna och har ett berättigat intresse av att behålla dem, såvida det inte finns en rättslig skyldighet att behålla dem under en längre period. Personuppgifter raderas alltid på din begäran och när de inte längre är nödvändiga för behandlingen.

 

6. Kan jag be er ändra, radera mina personuppgifter eller återkalla mitt samtycke?

Ja. Om du inte längre vill ta emot vårt nyhetsbrev eller annan liknande information kan du antingen avregistrera dig eller begära att dina personuppgifter raderas. Detsamma gäller om du har använt någon av våra Tjänster och önskar att ditt CV och dina kontaktuppgifter raderas. Vi kommer även att vidta åtgärder, där det är möjligt, för att informera andra mottagare om du önskar att dina personuppgifter raderas. Kontakta oss på [email protected] så behandlar vi din begäran.

 

Du har rätt att begära tillgång till behandlingen av dina personuppgifter eller att få mer information om behandlingen av dem, samt att korrigera, uppdatera, komplettera eller begränsa behandlingen av dina personuppgifter. Du har även rätt att återkalla ditt samtycke, vilket inte påverkar lagligheten av tidigare databehandling innan ditt samtycke återkallades, med undantag för direktmarknadskommunikation.

 

Om behandlingen grundar sig på samtycke enligt lagstiftningen eller genom acceptans av villkoren har du rätt till dataportabilitet. Detta innebär att du kan få dina personuppgifter från oss i ett standardiserat, strukturerat och datorläsbart format, och du har rätt att överföra dina uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig efter eget val.

 

7. Vilka personuppgifter har ni om mig?

Kontakta oss på [email protected] så behandlar vi din begäran. Vi kan tillhandahålla dig en kopia av de personuppgifter vi innehavar, om du önskar det.

 

8. Vad kan jag göra om jag inte är nöjd med hur ni använder mina personuppgifter?

Kontakta oss på [email protected] eller vårt dataskyddsombud på [email protected] så gör vi vårt bästa för att lösa ärendet. Om nödvändigt har du möjlighet att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.

 

9. Rättsliga begäranden och förebyggande av skada

Vi kan använda, lagra och dela dina uppgifter vid rättsliga begäranden (såsom häktningsorder, domstolsbeslut, förfaranden eller annat) eller när det är nödvändigt att kommunicera dem för att upptäcka, förebygga eller hantera bedräglig användning eller annan brottslig verksamhet för att skydda oss, dig och andra användare, inklusive inom ramen för en utredning där vi agerar i god tro, som krävs enligt lag.

 

Detta kan inkludera ett svar på en rättslig begäran från jurisdiktioner utanför Europeiska gemenskapen eller Europeiska ekonomiska området, i den mån vi agerar i god tro och begäran kommer från en rättslig myndighet i den jurisdiktionen, påverkar dess användare och är i enlighet med internationellt erklända standarder.

 

Information som inhämtas via din användning av Tjänsterna, inklusive finansiell information, kan användas och lagras under en längre period när informationen är föremål för en utredning eller rättslig skyldighet, en statlig utredning eller en utredning om möjliga överträdelser av våra Användarvillkor eller i strid med vår Policy, för att förebygga skada.

 

10. Meddelande om ändringar

Om vi gör ändringar i denna Integritetspolicy kommer den nya Integritetspolicyn att publiceras online på denna sida. Om dessa ändringar är väsentliga kommer du att informeras och ditt samtycke kommer att begäras igen, om nödvändigt.

 

BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER I REKRYTERINGSTJÄNSTER

 

Detta avsnitt gäller behandlingen av personuppgifter i samband med Workwides rekryteringstjänster som tillhandahålls till kundbolag enligt ett tjänsteavtal (“Rekryteringstjänster”). Detta är ett tillägg till avsnitten ovan, som gäller alla användare av Workwides plattformar.

 

11. Personuppgiftsansvarig i rekryteringstjänster

Workwide AB (org.nr 556959-2404, Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Sverige) är personuppgiftsansvarig för alla personuppgifter som behandlas i samband med tillhandahållandet av Rekryteringstjänster.

 

När Workwide lämnar kandidatinformation till ett kundbolag blir kundbolaget en självständig personuppgiftsansvarig för de kandidatuppgifter det tar emot. Workwide och kundbolaget agerar inte som gemensamt personuppgiftsansvariga. Varje part bestämmer självständigt ändamålen och medlen för sin egen behandling av kandidatens personuppgifter efter överföringen.

 

12. Kategorier av personuppgifter som behandlas i rekryteringstjänster

Kandidatuppgifter som behandlas i rekryteringstjänster:

• Fullständigt namn, e-postadress, telefonnummer och plats
• Meritförteckning (CV), inklusive anställningshistorik, utbildning, färdigheter och kvalifikationer
• Urvalssummering upprättad av Workwide (bedömning av lämplighet, intervjuanteckningar, utvärdering av språkkunskaper)
• Löneförväntningar och nuvarande ersättning
• Tillgänglighet för intervjuer och startdatum
• Flyttstatus och preferenser
• All annan information som kandidaten frivilligt lämnat under rekryteringsprocessen

 

Kundkontaktuppgifter:

• Namn, jobbtitel, e-postadress och telefonnummer för kundens utsedda kontaktpersoner
• Företagsnamn, registrerad adress och momsregistreringsnummer

 

13. Ändamål och rättslig grund för behandling i rekryteringstjänster

Kandidatuppgifter: Workwide behandlar kandidaters personuppgifter i syfte att söka, screena och presentera kandidater för kundbolag som en del av Rekryteringstjänsterna. Den rättsliga grunden för denna behandling är:

 

Berättigat intresse (Artikel 6(1)(f) GDPR): Workwide har ett berättigat intresse av att behandla kandidatuppgifter för att uppfylla sina avtalsenliga skyldigheter gentemot kundbolag och för att matcha kandidater med lämpliga anställningsmöjligheter. Detta intresse har vägts mot kandidaternas rättigheter och friheter, och Workwide har kommit fram till att behandlingen inte åsidosätter kandidaternas integritetsintresse.

 

Samtycke (Artikel 6(1)(a) GDPR): Där kandidater frivilligt har lämnat in sin information till Workwides plattformar eller lämnat sitt CV direkt till en Workwide-rekryterare inhämtas samtycke vid tidpunkten för inlämningen.

 

Kundkontaktuppgifter: Workwide behandlar kundkontaktuppgifter i syfte att utföra och hantera rekryteringstjänstavtalet. Den rättsliga grunden är avtalsenlig nödvändighet (Artikel 6(1)(b) GDPR) och berättigat intresse (Artikel 6(1)(f) GDPR).

 

14. Hur delas kandidatuppgifter med kundbolag?

När Workwide identifierar en kandidat som en potentiell matchning för en kunds ledig tjänst delar Workwide kandidatens information med kundbolaget. Detta inkluderar vanligtvis:

 

• Kandidatens CV
• En urvalssummering upprättad av Workwide
• Löneförväntningar och tillgänglighet
• Flyttstatus
• Eventuella anteckningar relevanta för kandidatens lämplighet för rollen

 

Denna delning är en central del av Rekryteringstjänsterna och täcks av Workwides berättigade intresse av att uppfylla sitt tjänsteavtal med kunden. Kandidater informeras om att deras uppgifter kan delas med anställande bolag som en del av Workwides rekryteringsprocess.

 

När kandidatuppgifter har delats med ett kundbolag är kundbolaget självständigt ansvarigt för sin behandling av dessa uppgifter i enlighet med sina egna integritetsskyldigheter enligt GDPR.

 

15. Lagring av personuppgifter i rekryteringstjänster

Kandidatuppgifter i aktiva rekryteringsuppdrag: Workwide lagrar kandidaters personuppgifter i minst 12 månader från datumet för den senaste presentationen för ett kundbolag. Denna period motsvarar introduktions- och anti-kringgåendefönstret i Workwides tjänsteavtal.

 

Kandidatuppgifter för framtida möjligheter: Utöver det aktiva rekryteringsuppdraget lagrar Workwide kandidatprofiler i sitt ansökanssårningssystem i syfte att matcha kandidater med framtida anställningsmöjligheter, baserat på berättigat intresse (Artikel 6(1)(f) GDPR). Denna lagring fortsätter tills kandidaten begär radering eller tills Workwide bedömer att uppgifterna inte längre är relevanta.

 

Workwide genomför regelbundna granskningar av lagrade kandidatuppgifter minst var 36:e månad. Profiler utan interaktion (ingen ansökan, ingen inloggning, ingen kontakt med en Workwide-rekryterare och inget svar på kommunikationer) under de föregående 36 månaderna kan anonymiseras eller raderas. Kandidater kan när som helst begära radering av sina uppgifter genom att kontakta [email protected], och Workwide behandlar sådana begäranden utan opåkallat dröjsmål.

 

Kundkontaktuppgifter: Workwide lagrar kundkontaktuppgifter under avtalets löptid och under en period av 24 månader efter uppsägning, i syfte att hantera eventuella kvarstående åtaganden (såsom rabattperioder eller avgiftsberättiganden).

 

16. Gränsöverskridande överföringar i rekryteringstjänster

Workwide kan överföra kandidatuppgifter till kundbolag belägna i andra EU/EES-länder. Sådana överföringar är tillåtna enligt GDPR utan ytterligare skyddsåtgärder.

 

I händelse att kandidatuppgifter överförs till ett kundbolag eller tjänsteleverantör beläget utanför EU/EES säkerställer Workwide att överföringen är föremål för lämpliga skyddsåtgärder, inklusive de standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen, eller en annan giltig överföringsmekanism enligt kapitel V i GDPR.

 

17. Kandidaters rättigheter i rekryteringssammanhanget

Kandidater vars uppgifter behandlas som en del av Rekryteringstjänsterna har följande rättigheter enligt GDPR:

 

• Rätt till tillgång: Begära en kopia av de personuppgifter Workwide innehavar om dem
• Rätt till rättelse: Begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter
• Rätt till radering: Begära radering av sina uppgifter, med hänsyn till Workwides berättigade lagringsintresse
• Rätt till begränsning: Begära att behandlingen begränsas under vissa omständigheter
• Rätt till dataportabilitet: Ta emot sina uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt format
• Rätt att invända: Invända mot behandling baserad på berättigat intresse
• Rätt att återkalla samtycke: Där behandlingen grundar sig på samtycke, återkalla detta när som helst utan att påverka lagligheten av tidigare behandling

 

För att utöva någon av dessa rättigheter bör kandidater kontakta Workwide på [email protected].

 

Workwide AB

Trekantsgatan 3, 652 20 Karlstad, Sverige

E-post: [email protected] | Telefon: +46 54 22 44 440

Moms: SE 556959240401 | Reg.nr: 556959-2404

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY): www.imy.se