Onboarding online – 9 sätt att behålla fokuset

Den första veckan på ett nytt jobb brukar vara en så kallad onboading-upplevelse, där du som nyanställd välkomnas till företaget och presenteras för kollegorna du ska jobba med. Hos många företag är detta en uppskattad och inspirerande process och den sker på ett smidigt och effektivt sätt. Du bör dock vara förberedd på att du kommer bombarderas med ny information och att det kommer vara mycket nytt att hålla reda på i början.  

kvinna gör onboarding onlineSom nyanställd finns det nämligen oftast mycket att lära innan du kan känna dig helt varm i kläderna, särskilt om du tar dig an en roll du inte har så mycket erfarenhet av sedan innan. Du kommer till exempel presenteras för nya program som du kanske inte är bekant med och lära dig nya arbetsmetoder. Du kommer också få svart på vitt vad som förväntas av dig i din nya roll. 

Sedan den globala pandemin bröt ut ser de flestas arbetsdagar lite annorlunda ut. Över hela världen har flera företag infört nya policies som tillåter anställda att jobba hemifrån, och detta gäller även för nyanställda. Om du kommer att jobba hemifrån i din nya roll kommer din onboading skötas online, vilket innebär att du kommer få ta del av all ny information och träffa alla nya kollegor virtuellt. Det innebär också att du kanske behöver vara lite mer organiserad, ta mer eget ansvar och skriva ner viktiga saker som sägs. Att börja på ett nytt företag under dessa premisser är en ovanlig situation, så var noga med att höra av dig till din nya arbetsgivare om du skulle känna dig förvirrad eller stöta på något som känns oklart.

 

1. Håll dig organiserad 

Att starta ett nytt jobb hemifrån kan också vara bekvämt, du behöver inte känna dig stressad över att komma i tid till ett kontor eller lokalisera vart ditt skrivbord är. Men då du kommer genomgå en onboarding-process kan den första perioden vara krävande ändå. Alla dagar kommer vara packade med ny information och du kommer förmodligen få ta del av viktiga dokument att läsa igenom, videosamtal där du introduceras för managers och chefer, samt att du måste ladda ner nya program och ta del av inloggningsuppgifter och lösenord. Utöver detta ska du också lära känna ditt nya team av arbetskamrater, som kanske också jobbar hemifrån eller från helt andra länder. 

I stunder där din onboarding-upplevelse känns lite överväldigande kan det vara skönt att ha en plan för hur du kan hålla dig organiserad. Ett exempel är att du skapar en mapp i din dator där du sparar alla viktiga filer och dokument. Du kan även organisera din mejlinkorg i olika kategorier och färger så du har viktiga mejl sorterade, på så sätt kan du enkelt hitta dem när det behövs. Se också till att du har all programvara du behöver i din dator så att du är förberedd inför din onboading. Detta kan bland annat vara ett videochatt-program likt Skype eller Zoom och att du har Word eller Excel tillgängligt. Hör av dig till din arbetsgivare om du behöver hjälp med att ladda ner någon programvara.

 

2. Sätt upp en arbetsplats och håll dig till en arbetsrutin

En av de viktigaste faktorerna när du jobbar hemifrån, och särskilt under en onboarding-process när du behöver koncentrera dig till 100 %, är att du har satt upp en bekväm arbetsplats i ditt hem. Många har ett skrivbord eller en annan passande arbetsyta som de kan använda och det kan löna sig att investera i en bra och bekväm stol så att du kan sitta ordentligt. Om du kan sitta i ett separat rum i ditt hem kommer detta också hjälpa dig jobba utan att bli alltför distraherad av andra saker i hemmet, samt öka motivationen och ditt fokus. 

Att införa en rutin för din arbetsdag är också något vi rekommenderar. Det kan se ut på följande sätt; du vaknar i tid så du hinner dricka en kopp kaffe och äta frukost innan du startar dagens första uppgift. På så sätt har du fått lite egentid och har laddat din kropp med energi. Se även till att ta några pauser under dagen för att ställa dig upp, gå runt i ditt hem, stretcha kroppen och ta lite frisk luft. På så sätt väcker du liv i trötta stela leder efter att du suttit stilla en längre tid och kan samtidigt rensa huvudet efter att du lyssnat och tagit in information under några timmar.

 

3. Anteckna det som sägs

anteckningsbok och dator för onboarding onlineSom vi nämnt innan kommer du ta del av väldigt mycket information under din första vecka som nyanställd, och det är enkelt att tappa fokus på vad som kan vara viktigt att veta inför framtiden. Du kanske tror att du kommer komma ihåg allt som sägs men för att vara på den säkra sidan är det alltid bra att ha ett anteckningsblock nära till hands. På så sätt kan du enkelt skriva ner nyckelfaktorer från alla dagar under onboardingen. Detta kan vara saker som företagets policy och framtida mål – då du nu representerar detta företag är det bra att veta vad de står för. Du kan även skriva ner de mål och förhoppningar som företaget har på dig och den roll du tagit dig an så du vet mer konkret vad som förväntas av dig. 

Utöver detta kommer du få information gällande hur du ansöker om semester och lediga dagar och vem du ska höra av dig till om du blir sjuk. Detta är information som kan vara bra att ha samlat i ett anteckningsblock. Här kan du också ha login-detaljer och lösenord nedskrivna, även om många datorer idag har funktioner som automatiskt sparar lösenord kan det vara bra att ha allt sparat manuellt som en back-up. Men se till att dessa lösenord endast ses och används av dig.

 

4. Håll koll på veckans agenda

Det är inte ovanligt att du kommer få ett schema över hur din onboarding-vecka kommer se ut, och via detta kan du enkelt och smidigt hålla koll på vad du har att förvänta dig. Din första dag kan exempelvis bestå utav introduktioner, praktisk information och allmän fakta om företaget. Och under andra dagar kan du förvänta dig en grundlig genomgång av program som du ska använda samt att du får en inblick i de arbetsprocesser du ska ta över eller delta i.

Genom att hålla koll på detta schema och se över vad din dag kommer innehålla varje morgon innan du börjar, eller kvällen innan, kan du förbereda dig och vara redo. På så sätt kommer du inte känna dig nervös eller stressad utan kan istället börja dagen motiverad och ha några förberedda frågor som du kan få svar på.

 

5. Summera dagen med det viktigaste

I slutet av varje dag kan ett bra tips vara att gå igenom de anteckningar du tagit under dagen och se vad du lärt dig. På detta sätt kan du summera de viktigaste punkterna att ta med i framtiden. Detta är extra viktigt om företaget har pratat om din roll specifikt, kanske har du fått lära dig ett nytt program som du kommer använda mycket – se till att då ha skrivit ner hur det funkar och hur du använder det smidigast. Istället för att ställa en massa frågor om programmet när du väl börjar använda det kan du på så sätt titta tillbaka på dina anteckningar och minnas hur du ska göra.

Om du under tiden du går igenom din dag, kommer på några övriga tankar och idéer som du inte har haft ett tillfälle att uttrycka, kan du skriva ner dessa och återuppta dem en annan dag genom att skicka ett meddelande till din manager eller arbetsgivare.

 

6. Ge feedback 

När du har avslutat din onboarding-vecka är det ett ypperligt tillfälle att ge feedback till dem som varit ansvariga. Detta kan vara allt från att säga hur mycket du uppskattade processen och berätta om de delar du tyckte var extra intressanta, till att föreslå saker du anser de kan testa för att förbättra upplevelsen för nyanställda efter dig. Detta kan till exempel vara att inkludera en informationsvideo med steg för steg instruktioner gällande hur du ska använda olika program, eller att ha ett litet quiz i slutet på varje dag så alla som deltar kan fräscha upp minnet gällande vad de fått ta del utav den dagen. Dina tankar och åsikter är oftast uppskattade och din feedback visar att du är dedikerad till företaget.

 

man pratar i telefon medan onboarding online7. Kommunicera med din arbetsgivare  

Din arbetsgivare kommer troligtvis att följa upp med dig under onboardingen för att se till att du är okej och har allt under kontroll. Men du kan även själv kontakta din närmaste chef eller manger om du skulle behöva detta. Kanske upplever du att du inte fått tillräckligt med information eller vill veta mer om en process inom företaget. I så fall kan du alltid be om att få boka in ett privat samtal med din arbetsgivare eller skicka ett mejl med alla dina funderingar. På så sätt visar du att du är engagerad, vill lära dig och värderar kommunikation. Det är också ett sätt att undvika framtida missuppfattningar.

 

8. Var beredd på att du inte kommer möta någon ansikte mot ansikte

Några utmaningar med en onboarding-process online är att du inte kommer ha samma chanser att lära känna alla dina nya kollegor, eller komma in i gemenskapen när ni inte kan ses ansikte mot ansikte. Du kan dock föreslå ett videomöte med alla i ditt team så att du får se dem och så att ni kan presentera er lite närmare. Då ditt nya företag förmodligen har ett bra chattprogram kan ni enkelt boka in ett möte där alla kan delta online. Om ni är ett mindre team kan du även ha enskilda samtal med alla.

 

9. Ha tålamod i början 

En onboarding-process är i de flesta fall en aning överväldigande då du kommer få ta del utav en massa information. I början är det lätt att känna sig lite frustrerad, men ha tålamod, du kommer så småningom lära dig allt och efter några månader kommer jobbet gå som på räls. Dessutom är det ingen på företaget som förväntar sig att du ska ha stenkoll på allt efter första veckan som anställd. Det är okej att glömma bort hur saker fungerar, att ställa frågor och bli påmind om hur program funkar. Alla på företaget har varit i samma sits som du är i nu och ingen kommer att döma dig om du gör fel.

Det kan även vara bra att veta hur din inlärningsprocess ser ut, vissa har en så kallad learning by doing-process och i sådana fall kan de behöva göra ett misstag eller två innan de har koll på hur allt funkar. Andra lär sig genom att skriva ner hur saker fungerar och gå igenom anteckningarna på egen hand för att på så sätt fräscha upp minnet, för dessa är tipset om att ha ett anteckningsblock nära till hands guld värt.

 

kvinna håller en kopp kaffeAvslutande tankar om onboarding online

En onboarding-process är viktig både för arbetsgivare och anställda, via denna får de nyanställda ett första intryck av företaget som de ska jobba för, och arbetsgivarna har chansen att välkomna de anställda och hjälpa dem komma till rätta. Många anser även att en onboarding-process online är extra effektivt då det är enklare för arbetsgivare att organisera alla steg och procedurer online.

Är du på jakt efter ett nytt jobb och därmed snart kommer genomgå en onboarding online? Genom att använda dig utav våra tips kommer du komma in i din nya roll på nolltid. Och kom ihåg – tveka inte att ställa frågor eller ge feedback. Lycka till!